Digitalizacja – koncepcja „Paperless”

Firma bez papieru? To już nie jest melodia przyszłości, lecz rzeczywistość. Trend do eliminowania tradycyjnego (papierowego) obiegu dokumentów w organizacji dotyczy coraz większej liczby nowocześnie zarządzanych przedsiębiorstw. Koncepcja „Paperless” opiera się o ograniczenie zużycia papieru, a co za tym idzie digitalizację posiadanych zasobów firmowych. W dobie ekologicznych rozwiązań, dotykających każdego obszaru życia, rozwiązania ograniczające zużycie papieru wydają się więc wartością dodaną dla każdej świadomej organizacji.
Konsumpcja papieru wśród polskich przedsiębiorstw jest wciąż duża. Pokutują wieloletnie przyzwyczajenia i nawyki pracowników do wagi i znaczenia dokumentu papierowego. Często bowiem wielu osobom trudno wyobrazić sobie codzienną pracę bez wydrukowanego dokumentu roboczego. Dzięki jednak rozwojowi narzędzi informatycznych, m.in. platform do elektronicznego obiegu dokumentów (workflow) jest to możliwe – i co ważne, wygodne.
Digitalizacja dokumentów firmowych, znacząco przyspiesza efektywność procesów, które zachodzą w organizacji. Wzrasta płynność i tempo komunikacji pomiędzy pracownikami. W dobie popandemicznej, której efektem jest popularyzacja pracy zdalnej (home office), a także dużej mobilności pracowników, praca na zdigitalizowanych zasobach jest więc rozwiązaniem ułatwiającym i zmierzającym z duchem zmian w strukturze przedsiębiorstw.
Koncepcja „Paperless” jest podejściem proekologicznym. Redukcja dokumentacji papierowej zachodzi na rzecz cyfryzacji procesów biznesowych. Eliminacja m.in. tradycyjnej korespondencji czy faktur jest możliwa dzięki szeregu rozwiązań w zakresie podpisu kwalifikowanego, jak również wewnętrznych certyfikatów niekwalifikowanych. Inwestycja w tym zakresie wydaje się niezbędna, by kompleksowo potraktować elektroniczne zarządzanie dokumentami.