Archiwizacja – potrzebna i dająca korzyści

Skuteczne zarządzanie i panowanie nad zasobem dokumentacji papierowej jest zmorą większości przedsiębiorców. Bardzo często kwestia archiwizacji w firmie traktowana jest po macoszemu i stanowi pierwszy punkt oszczędności. Czy aby na pewno kwestię archiwizacji należy traktować z przymrużeniem oka? Na pewno nie. Każda organizacja musi bowiem przestrzegać obowiązujących przepisów prawa regulujących okresy składowania dokumentów.
Kwestie związane z przechowywaniem zasobu papierowego i określeniem precyzyjnego okresu przechowywania rodzi wiele problemów. Brakowanie, czyli utylizacja, dokumentów papierowych przed upływem terminu obwarowanego przepisami prawa może skutkować przykrymi konsekwencjami dla organizacji. Z kolei wydłużanie okresu przechowywania dokumentu papierowego może godzić w zasadę minimalizacji, płynącą wprost z przepisów „RODO”. Niezbędne wydaje się więc wypracowanie wewnątrzzakładowych zasad i procedur w zakresie przechowywania i archiwizacji.
W obszarze archiwizacji warto wspomóc się wiedzą specjalistów w omawianej dziedzinie. Wiąże się to z udostępnieniem wszelkiej zalegającej dokumentacji ekspertom. Zakres jest uzależniony od potrzeb, lecz zaleca się przekazanie całego zasobu, w tym wszystkich akt personalnych, katalogów, zaświadczeń, faktur oraz pism wskazanych przez organizację. To fundament, w oparciu o który realizowany jest cały proces archiwizacji. Profesjonalne podejście do kwestii zewidencjonowania wiąże się bowiem z wykorzystaniem niezbędnych narzędzi potrzebnych do właściwej segregacji i oznaczenia.
Archiwizacja dokumentacji papierowej w zgodzie z przyjętymi standardami, ale i sektorowymi przepisami w zakresie metodyki archiwizacji opiera się bowiem o wykorzystanie, m. in. profesjonalnych pudełek archiwizacyjnych, segregatorów i bezkwasowych teczek, zapewniających jakościowe wieloletnie przechowywanie dokumentacji wrażliwej na czynniki zewnętrzne (temperatura, wilgotność, itp.). Wsparcie specjalistów to także wartość dodana dla ewolucji w zakresie zarządzania obiegiem dokumentów. Archiwizacja bardzo często jest wstępem do popularyzacji akt mających formę elektroniczną. Tradycyjny zasób jest bowiem po zapakowaniu i oznaczeniu sygnaturą przechowywany w profesjonalnych archiwach.