Skuteczne zarządzanie i panowanie nad zasobem dokumentacji papierowej jest zmorą większości
przedsiębiorców. Bardzo często kwestia archiwizacji w firmie traktowana jest po macoszemu i
stanowi pierwszy punkt oszczędności. Czy aby na pewno kwestię archiwizacji należy traktować
z przymrużeniem oka? Na pewno nie. Każda organizacja musi bowiem przestrzegać obowiązujących
przepisów prawa regulujących okresy składowania dokumentów.
Kwestie związane z przechowywaniem zasobu papierowego i określeniem precyzyjnego okresu
przechowywania rodzi wiele problemów. Brakowanie, czyli utylizacja, dokumentów papierowych
przed upływem terminu obwarowanego przepisami prawa może skutkować przykrymi
konsekwencjami dla organizacji. Z kolei wydłużanie okresu przechowywania dokumentu
papierowego może godzić w zasadę minimalizacji, płynącą wprost z przepisów „RODO”. Niezbędne
wydaje się więc wypracowanie wewnątrzzakładowych zasad i procedur w zakresie przechowywania i
archiwizacji.
W obszarze archiwizacji warto wspomóc się wiedzą specjalistów w omawianej dziedzinie. Wiąże się
to z udostępnieniem wszelkiej zalegającej dokumentacji ekspertom. Zakres jest uzależniony od
potrzeb, lecz zaleca się przekazanie całego zasobu, w tym wszystkich akt personalnych, katalogów,
zaświadczeń, faktur oraz pism wskazanych przez organizację. To fundament, w oparciu o który
realizowany jest cały proces archiwizacji. Profesjonalne podejście do kwestii zewidencjonowania
wiąże się bowiem z wykorzystaniem niezbędnych narzędzi potrzebnych do właściwej segregacji i
oznaczenia.
Archiwizacja dokumentacji papierowej w zgodzie z przyjętymi standardami, ale i sektorowymi
przepisami w zakresie metodyki archiwizacji opiera się bowiem o wykorzystanie, m. in.
profesjonalnych pudełek archiwizacyjnych, segregatorów i bezkwasowych teczek, zapewniających
jakościowe wieloletnie przechowywanie dokumentacji wrażliwej na czynniki zewnętrzne
(temperatura, wilgotność, itp.). Wsparcie specjalistów to także wartość dodana dla ewolucji w
zakresie zarządzania obiegiem dokumentów. Archiwizacja bardzo często jest wstępem do
popularyzacji akt mających formę elektroniczną. Tradycyjny zasób jest bowiem po zapakowaniu i
oznaczeniu sygnaturą przechowywany w profesjonalnych archiwach.
