Niszczenie dokumentów

Po otrzymaniu zlecenia, ustaleniu miejsca oraz dogodnego terminu, wybrany zespół pracowników otrzymuje niezbędne wyposażenie oraz dojeżdża do Państwa placówki. Tam następuje odbiór zakwalifikowanych do niszczenia dokumentów, które zostają zapakowane w dedykowane pojemniki o pojemności do 150 kilogramów (240 l). Są one zabezpieczone jednorazowymi plombami o podwyższonej trwałości z niepowtarzalnym numerem, umożliwiając ich otwarcie wyłącznie bezpośrednio przed rozpoczęciem procesu niszczenia.

Tak przygotowane pojemniki zostają przetransportowane w zamkniętym samochodzie na teren całodobowo chronionej niszczarni. Bez zwłoki, wszystkie pojemniki zostają odplombowane, a dokumenty przekazane do systemu niszcząco-belującego firmy HSM FA 400.2 cc, a także prasy KP 40 V. Jest to wykonywane zgodnie z nową normą DIN 66399.

Realizacja zlecenia wiąże się z przekazaniem Państwu następujących dokumentów:

• certyfikat niszczenia,
• kopia zlecenia,
• szczegółowy protokół (liczba odebranych pojemników wraz z przypisanymi plombami).

Na Państwa życzenie, cały proces – od odbioru po niszczenie – może odbyć się pod stałym nadzorem Państwa pracownika, który może potwierdzić jego prawidłowe wykonanie. Opcjonalnie, możemy również dostarczyć zarejestrowany na płycie CD proces niszczenia, wykonany zgodnie ze scenariuszem Green Data.

Każde przedsiębiorstwo generuje duże ilości dokumentów, które nie powinny trafić do osób trzecich. Aby tego uniknąć, po upływie terminu karencji (5 lat), warto wdrożyć ich zniszczenie, a to zadanie należy powierzyć wyłącznie sprawdzonej i doświadczonej firmie. Zajmie się ona nie tylko zbiórką materiałów, ale i ich załadunkiem, transportem oraz utylizacją. Niesie to za sobą liczne korzyści – zarówno dla właścicieli przedsiębiorstwa, ich pracowników, jak i środowiska naturalnego.

Przedsiębiorstwo nie musi samo przygotowywać i wdrażać procedur poprawnego niszczenia dokumentów – zewnętrzna firma posiada już wielokrotnie przetestowane rozwiązania. Oznacza to również, że żaden z pracowników nie będzie musiał rezygnować z wykonywanych na co dzień obowiązków.

W miejscu pracy nie pojawią się również niszczarki, które wiążą się z dużym nakładem finansowym (kupno oraz regularna konserwacja), a przy tym są źródłem dużego hałasu oraz zanieczyszczenia powietrza. Mogłoby to wpłynąć zarówno na zdrowie pracowników, jak i środowisko naturalne.

Ponadto, powierzenie niszczenia dokumentów sprawdzonej firmie zewnętrznej to gwarancja, że zostaną one poprawnie zniszczone, niezależnie czy są to kartki papieru, dyski twarde, płyty bądź pendrive’y. Przedsiębiorstwo zyskuje na pewności, że ich prywatność została ochroniona, a powierzone dane poufne dotyczące ich samych, kontrahentów lub współpracowników zostaną prawidłowo zniszczone i nic nie zostanie pominięte.

Wielu osobom niszczenie dokumentów może nadal kojarzyć się z manualnym wkładaniem arkusza po arkuszu do niewielkiej niszczarki, która tnie papier na pasma. Jednak prawidłowo dokonane niszczenie jest dużo bardziej zaawansowane, a przez to i dokładniejsze.

Nowa norma DIN 66399, wprowadzona przez Deutsches Institut für Normung, precyzyjnie określa szerokość oraz powierzchnię każdego ścinka w zależności od klasy ochrony (1-3, gdzie trzecia jest najwyższą klasą). Dokumenty zawierające wysoce poufne i tajne dane muszą zostać zniszczone po upływie terminu karencji, przy pomocy zaawansowanych technologicznie systemów niszcząco-belujących. Powstałe dzięki nim ścinki powinny zostać przetworzone pod dużym naciskiem przez prasę. Oznacza to, że nikt nie będzie mógł ponownie zapoznać się z zawartością tych dokumentów.

Istotny jest również sam proces przekazywania dokumentów na dowolnych nośnikach – firma przyjmująca zlecenie powinna umieścić wszystkie materiały do zniszczenia w zaplombowanych pojemnikach. Następnie muszą zostać one przetransportowane w zamkniętym samochodzie na teren chroniony niszczarni, gdzie dokumenty zostają poddane działaniu wspomnianych powyżej urządzeń.

Rozwój przedsiębiorstwa wiąże się z powstaniem wielu stosów dokumentów, których nie można zniszczyć zazwyczaj przez okres 5 lat – dotyczy to wyłącznie materiałów zawierających informacje oznaczone klauzulą „poufne”. Firmy posiadają całe archiwa, gdzie zalegają tysiące arkuszy papieru i innego rodzaju nośników. Jednak po upływie okresu karencji, doskonałym rozwiązaniem jest masowe niszczenie dokumentów, co wiąże się z licznymi korzyściami.

Zalety takiego rozwiązania

Masowe niszczenie dokumentów, zwłaszcza to powierzone zewnętrznej firmie, uniemożliwi nieuprawnionym osobom trzecim zapoznanie się z poufnymi danymi na wybranych nośnikach. Po dokumentach zostaną wyłącznie sprasowane w bele ścinki, których nie da się ponownie odczytać. Jest to również korzystne rozwiązanie pod względem ekonomicznym – nie tylko umożliwi to zwolnienie miejsca w posiadanym archiwum, ale i będzie tańszą alternatywą dla samodzielnego dokonania procesu zniszczenia. Ponadto, dokumenty oznaczone klauzulą „poufne” zgodnie z polskim prawem muszą zostać z niszczone po upływie określonego czasu.

Zapewniamy bezpieczeństwo na każdym kroku

W Green Data dostosowujemy się do potrzeb naszych Klientów. Jeżeli dokumentów jest zbyt wiele, żeby przetransportować je w zaplombowanych pojemnikach, istnieje możliwość przygotowania innego rozwiązania – równie bezpiecznego dla powierzonych nam do zniszczenia poufnych dokumentów, co pojemniki. Materiały zostają przetransportowane do całodobowo chronionej niszczarni, gdzie partie poddaje się przetworzeniu poprzez system niszcząco-belujący firmy HSM FA 400.2 cc. Cały proces może być nadzorowany przez pracownika naszego Klienta. Zapewniamy dokładne zniszczenie każdego arkusza bądź innego rodzaju nośnika.

Obecnie dużo częściej dane wrażliwe i poufne nie są przechowywane na arkuszach papieru, lecz na nośnikach cyfrowych. Mogą to być dyski twarde, płyty CD i DVD, pendrive’y bądź innego rodzaju urządzenia. Rozwijające się przedsiębiorstwo często staje przed problemem co zrobić z takimi nośnikami magnetycznymi bądź optycznymi, jeżeli nie spełniają one już aktualnych potrzeb firmy.

Warto pamiętać, że nawet po usunięciu danych, niektóre z nich mogą pozostać zachowane – w nieodpowiednich rękach może się to wiązać z dużymi kosztami dla pierwotnego właściciela. Dlatego tak istotne jest profesjonalne przeprowadzenie niszczenia nośników danych cyfrowych, które gwarantuje, że dane poufne już nigdy nie zostaną odczytane. Tak, jak w przypadku dokumentów papierowych, tutaj również wykorzystywana jest norma DIN 66399, prezentująca wymogi w zakresie niszczenia nośników danych.

Istotne przy wykonywaniu tego rodzaju działania jest ścisłe przestrzeganie procedury, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo danym poufnym. Wszystkie nośniki, w tym płyty oraz dyski, powinny zostać odebrane od przedsiębiorstwa oraz umieszczone w zaplombowanych pojemnikach. Następnie przeprowadzany jest ich transport w zamkniętych samochodach na całodobowo chroniony teren niszczarni. Tam wszystkie nośniki danych cyfrowych zostają mechaniczne zniszczone przy pomocy systemu niszcząco-belującego – model HSM FA 400.2 cc oraz kompatybilnej prasy KP 40 V. Dzięki nim wszystkie nośniki zostaną poprawnie zutylizowane, gwarantując bezpieczeństwo danym wrażliwym.

Obecnie dużo częściej dane wrażliwe i poufne nie są przechowywane na arkuszach papieru, lecz na nośnikach cyfrowych. Mogą to być dyski twarde, płyty CD i DVD, pendrive’y bądź innego rodzaju urządzenia. Rozwijające się przedsiębiorstwo często staje przed problemem co zrobić z takimi nośnikami magnetycznymi bądź optycznymi, jeżeli nie spełniają one już aktualnych potrzeb firmy.

Warto pamiętać, że nawet po usunięciu danych, niektóre z nich mogą pozostać zachowane – w nieodpowiednich rękach może się to wiązać z dużymi kosztami dla pierwotnego właściciela. Dlatego tak istotne jest profesjonalne przeprowadzenie niszczenia nośników danych cyfrowych, które gwarantuje, że dane poufne już nigdy nie zostaną odczytane. Tak, jak w przypadku dokumentów papierowych, tutaj również wykorzystywana jest norma DIN 66399, prezentująca wymogi w zakresie niszczenia nośników danych.

Istotne przy wykonywaniu tego rodzaju działania jest ścisłe przestrzeganie procedury, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo danym poufnym. Wszystkie nośniki, w tym płyty oraz dyski, powinny zostać odebrane od przedsiębiorstwa oraz umieszczone w zaplombowanych pojemnikach. Następnie przeprowadzay jest ich transport w zamkniętych samochodach na całodobowo chroniony teren niszczarni. Tam wszystkie nośniki danych cyfrowych zostają mechaniczne zniszczone przy pomocy systemu niszcząco-belującego – model HSM FA 400.2 cc oraz kompatybilnej prasy KP 40 V. Dzięki nim wszystkie nośniki zostaną poprawnie zutylizowane, gwarantując bezpieczeństwo danym wrażliwym.

Obecnie dużo częściej dane wrażliwe i poufne nie są przechowywane na arkuszach papieru, lecz na nośnikach cyfrowych. Mogą to być dyski twarde, płyty CD i DVD, pendrive’y bądź innego rodzaju urządzenia. Rozwijające się przedsiębiorstwo często staje przed problemem co zrobić z takimi nośnikami magnetycznymi bądź optycznymi, jeżeli nie spełniają one już aktualnych potrzeb firmy.

Warto pamiętać, że nawet po usunięciu danych, niektóre z nich mogą pozostać zachowane – w nieodpowiednich rękach może się to wiązać z dużymi kosztami dla pierwotnego właściciela. Dlatego tak istotne jest profesjonalne przeprowadzenie niszczenia nośników danych cyfrowych, które gwarantuje, że dane poufne już nigdy nie zostaną odczytane. Tak, jak w przypadku dokumentów papierowych, tutaj również wykorzystywana jest norma DIN 66399, prezentująca wymogi w zakresie niszczenia nośników danych.

Istotne przy wykonywaniu tego rodzaju działania jest ścisłe przestrzeganie procedury, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo danym poufnym. Wszystkie nośniki, w tym płyty oraz dyski, powinny zostać odebrane od przedsiębiorstwa oraz umieszczone w zaplombowanych pojemnikach. Następnie przeprowadzay jest ich transport w zamkniętych samochodach na całodobowo chroniony teren niszczarni. Tam wszystkie nośniki danych cyfrowych zostają mechaniczne zniszczone przy pomocy systemu niszcząco-belującego – model HSM FA 400.2 cc oraz kompatybilnej prasy KP 40 V. Dzięki nim wszystkie nośniki zostaną poprawnie zutylizowane, gwarantując bezpieczeństwo danym wrażliwym.