Firma bez papieru? To już nie jest melodia przyszłości, lecz rzeczywistość. Trend do eliminowania
tradycyjnego (papierowego) obiegu dokumentów w organizacji dotyczy coraz większej liczby
nowocześnie zarządzanych przedsiębiorstw. Koncepcja „Paperless” opiera się o ograniczenie zużycia
papieru, a co za tym idzie digitalizację posiadanych zasobów firmowych. W dobie ekologicznych
rozwiązań, dotykających każdego obszaru życia, rozwiązania ograniczające zużycie papieru wydają się
więc wartością dodaną dla każdej świadomej organizacji.
Konsumpcja papieru wśród polskich przedsiębiorstw jest wciąż duża. Pokutują wieloletnie
przyzwyczajenia i nawyki pracowników do wagi i znaczenia dokumentu papierowego. Często bowiem
wielu osobom trudno wyobrazić sobie codzienną pracę bez wydrukowanego dokumentu roboczego.
Dzięki jednak rozwojowi narzędzi informatycznych, m.in. platform do elektronicznego obiegu
dokumentów (workflow) jest to możliwe – i co ważne, wygodne.
Digitalizacja dokumentów firmowych, znacząco przyspiesza efektywność procesów, które zachodzą
w organizacji. Wzrasta płynność i tempo komunikacji pomiędzy pracownikami. W dobie
popandemicznej, której efektem jest popularyzacja pracy zdalnej (home office), a także dużej
mobilności pracowników, praca na zdigitalizowanych zasobach jest więc rozwiązaniem ułatwiającym
i zmierzającym z duchem zmian w strukturze przedsiębiorstw.
Koncepcja „Paperless” jest podejściem proekologicznym. Redukcja dokumentacji papierowej
zachodzi na rzecz cyfryzacji procesów biznesowych. Eliminacja m.in. tradycyjnej korespondencji czy
faktur jest możliwa dzięki szeregu rozwiązań w zakresie podpisu kwalifikowanego, jak również
wewnętrznych certyfikatów niekwalifikowanych. Inwestycja w tym zakresie wydaje się niezbędna, by
kompleksowo potraktować elektroniczne zarządzanie dokumentami.
